Petit tour d'horizon de l'outil d'analyse et de visualisation de données Metabase avec Romain Deschamps, auteur du livre Business Intelligence open-source avec Metabase.
[12/10/2021]
Bonjour Romain, nous avons eu l'occasion d'interroger des prestataires, comme OpenDSI ou Dvore, tirant parti de Metabase pour offrir à leurs clients un outil intuitif et performant d'analyse de données, mais j'aimerais maintenant me placer un peu plus du côté de l'utilisateur final, celui à qui tu t'adresses dans ton livre. Parce que dans le fond, à la base, la solution a d'abord été pensée pour eux. Elle visait, rappelons-le, à fournir aux startups de l'incubateur américain Expa un outil intuitif et léger pour qu'elles puissent prendre les bonnes décisions en analysant leurs données.
En quoi Metabase diffère d'une solution de business intelligence classique ?
Bonjour ! En fait, il n'y a pas vraiment de solution de business intelligence "classique". Toutes les entreprises analysent leurs données avec leurs moyens, souvent une base de tableurs, parfois des solutions plus poussées mais qui peuvent nécessiter diverses interventions de rapatriement, centralisation et retraitement préalable de données avant d'arriver à un joli graphique qui aidera à l'analyse et à la prise de décision.
Parmi les solutions existantes, un coup d'œil rapide à leurs fonctionnalités, à leur interface utilisateur et surtout une étude des tarifs montrent qu'il s'agit de solutions qui ne sont pas adaptées à toutes les entreprises et que leur utilisation nécessite parfois des connaissances techniques poussées à la fois dans l'installation et surtout pour l'utilisation courante, ce qui est décourageant.
Metabase peut s'installer facilement et rapidement, dispose d'une interface ergonomique et intuitive, peut être utilisé sans connaissance approfondie du langage SQL et sa version open-source est téléchargeable gratuitement !
Selon toi, pour quels types d'utilisateurs est-elle appropriée ? Dans quel environnement ?
En fait, Metabase permet d'interroger ses données simplement en se connectant à une base de données : peu importe la taille de la société, son activité (qu'il s'agisse d'un site de vente en ligne, d'une société de prestation de service ou de négoce).
Ensuite, la gestion des utilisateurs permet de limiter qui peut voir quoi. Donc on peut très bien imaginer un directeur commercial qui étudie l'évolution des ventes, tandis que l'assistante de direction surveille la trésorerie, les approvisionneurs observent les stocks et la tendance des ventes pendant que les équipes commerciales voient évoluer leur chiffre d'affaires par région et leur classement ou encore le chef de projet qui surveille le temps passé de ses collaborateurs sur leurs interventions.
Metabase a clairement été conçu pour être efficace et intuitif dans son utilisation quotidienne. Mais pour obtenir les meilleurs résultats, il faut quand même s'interroger au départ sur ce qu'on veut obtenir. Pourrais-tu nous présenter différentes phases de préparation.
Passé le cap de l'installation (à confier à un professionnel !), la première chose à faire est de définir le modèle de données. C’est une opération un peu technique mais pas si compliquée au final et qui permet d'en apprendre beaucoup sur les données qu'on peut retraiter. Cela dit, cette étape peut aussi être confiée à un professionnel.
La définition du modèle de données consiste à sélectionner les tables à interroger et pour chacune d'elles, définir la clé primaire, indiquer le type de données contenu dans les champs à interroger et sélectionner la table et les champs des clés étrangères. Une fois que c'est fait, on n’y touche plus !
Ce sont les données qu’on a laissées accessibles dans le modèle de données qu’on va interroger. Si cette première étape est réalisée avec précision (tables et champs renommés, type de données bien définis) eh bien... la base elle-même est déjà plus lisible. Une image sera plus parlante :
Il faut bien sûr savoir ce qu'on veut obtenir : un chiffre d'affaires, des quantités de ventes, une répartition géographique, par commercial, etc.
Enfin, quand on a obtenu les données attendues, on peut enregistrer l'interrogation de données pour pouvoir la réafficher à tout moment. Elle présentera alors les données à jour au moment de son affichage !
Quelles sortes d'indicateurs et de représentations graphiques peut-on obtenir ?
La liste serait longue !
Tout dépend de la base de données et de ce qu'elle contient et comment tout cela est organisé.
Mais en gros, on peut suivre la création de nouveaux prospects et clients par période, par canal, etc., l'édition de devis selon leur état (accepté) et par période, les ventes de produits par commercial, catégorie, région/département, etc., les stocks, la trésorerie, le top5 des clients/produits, etc., tellement de choses !!!
Ensuite, pour la lecture et analyse rapide des informations, ces données peuvent être affichées en liste/tableau : les 5 produits les plus vendus sur une période ; en une simple donnée : le chiffre d'affaires mensuel ou le meilleur vendeur ; en histogramme pour le montant mensuel des devis acceptés ou des factures ; en camembert (ou sur une carte de France ou du monde !) pour la vente de produits par catégories/région. On peut aussi utiliser la jauge ou la barre de progression pour encourager à atteindre un objectif de vente.
Metabase propose plus d'une quinzaine de représentations graphiques dont un tableau croisé dynamique pour les adeptes des tableurs ! Certaines proposent des options complémentaires dans la gestion des axes, de leur libellé et l'ajout de lignes d'objectifs et de tendances par exemple.
Quels sont les possibilités de consultation ?
Metabase ne se limite par à la "simple" interrogation de données one shot : on peut enregistrer ses questions pour en afficher les résultats actualisés à tout moment. On peut aussi classer ses interrogations de données dans des collections thématiques. Le plus intéressant est peut-être les tableaux de bord : ce sont des pages dans lesquelles on vient placer les représentations graphiques de questions enregistrées sous la forme d'une miniature. En un coup d'œil sur un tableau de bord dédié à un thème, on peut voir plein de données différentes mais liées et afficher les questions de base pour plus de détail.
On peut aussi ajouter des filtres aux tableaux de bord. Imaginons un tableau de bord des ventes d'une année avec les miniatures des devis, factures et quantités de produits vendues. Des filtres globaux appliqués au tableau de bord permet de rafraîchir toutes les miniatures du tableau de bord pour en limiter les résultats à un client, un produit ou un mois... cela en un, deux ou trois clic !
L'autre fonctionnalité intéressante de Metabase est le partage des indicateurs : outre le téléchargement au format Excel ou CSV des résultats des interrogations de données, les tableaux de bord peuvent être envoyés par e-mail automatiquement selon une fréquence à définir ! Imaginez trouver dans votre boîte de réception les ventes de la semaine passée et la performance de vos équipes tous les lundis matin, mais pas en arrivant, à 10h, entre le café et la réunion commerciale !
J'oubliais : on peut partager publiquement les tableaux de bord pour les intégrer sur la page d'un site internet par la simple copie d'une code HTML. J'ai trouvé ça très intéressant, on pourrait afficher une carte de France avec, au clic sur un département, l'affichage du commercial et de ses coordonnées par exemple ou une sélection du catalogue avec les produits à destocker en priorité.
Est-il possible de donner des accès différenciés à l'outil selon les utilisateurs ?
Oui. Plus précisément, la gestion se fait par groupes d'utilisateurs.
Les accès peuvent est très finement gérés : depuis la définition des tables interrogeables jusqu'à simple consultation des données soit l'affichage brut sans aucune possibilité de filtrage.
Quelles sont les limites de Metabase ?
La principale limite à laquelle j'ai été confronté est l'interrogation de données restreinte à une seule base de données. Prenons l'exemple d'une activité de vente partagée entre une boutique en ligne et de manière traditionnelle, on ne peut pas interroger les deux bases dans une même question.
Cette limitation peut être contournée sur les miniatures des tableaux de bord, ou nécessite un peu de débrouillardise et d'être à l'aise avec différents outils ou la création de tables de correspondance.
Metabase gère de nombreuses bases de données et notamment les plus courantes. Pour interroger les données, seuls 3 types de jointures SQL existent, mais on peut déjà faire beaucoup avec. Et pour des interrogations de données complexes, l'éditeur de Metabase est là pour saisir directement les requêtes en langage SQL. Pour un développeur qui connaît votre logiciel et l'organisation de ses données, une requête SQL est écrite en quelques minutes ! (à condition d'avoir bien précisé les données attendues).
En ce qui concerne les représentations graphiques et leurs options, celles disponibles m'ont été suffisantes jusque-là.
Tu formes régulièrement de nouveaux utilisateurs à Metabase. Quelles sont les principales difficultés rencontrées ?
Avant même la difficulté technique de connaissance de l'organisation des données et leur manipulation, passé le stade du bon accueil des graphiques simples (histogramme du chiffre d'affaires par mois par exemple), le premier frein réside dans les demandes, elles portent sur des thèmes qui sont... génériques, vagues !
Et c'est justement le cœur du problème : Si on ne sait pas ce qu'on veut, on ne peut rien ressortir d'intéressant ! Ceci dit, préciser les données attendues est quelque chose qui nécessite une analyse préalable, de la même façon qu'on construit un tableau, simple ou croisé dynamique, le résultat attendu doit être clair pour en paramétrer les données de base et les traitements à leur apporter.
Pour terminer, j'aimerais que tu nous dises ce qui t'a poussé à écrire un livre sur Metabase...
J'ai tout de suite été emballé par Metabase, son installation et sa prise en main simplissimes. Ensuite, même si j'ai eu quelques difficultés de mise en route, son ergonomie m'a poussé à la persévérance qui a finalement payé TRÈS rapidement. De par mon activité de formation sur le logiciel Dolibarr et les retours des stagiaires et utilisateurs, je sentais que Metabase était le candidat idéal pour faire de la BI ou au moins mieux visualiser les données du logiciel.
Écrire un livre sur Metabase venait en complément de mes précédents ouvrages sur Dolibarr avec la volonté de partager à la fois ma découverte de l'outil et l'utilisation du logiciel tout en restant dans les thèmes de l'informatique d'entreprise et de l'open-source.
Merci, Romain, souhaites-tu ajouter quelque chose ?
Il me semble important de rappeler que l'informatique demande patience et persévérance. Tester un outil n'engage à rien et la découverte de ses possibles peut apporter beaucoup avec finalement très peu d'investissement.
